Jedinečná zbraň
na firemní dokumenty

Dokonalá kontrola nad firemní dokumentací. Snadné sdílení informací. To je Altus Portal.

Představujeme podnikový intranet Altus Portal

Systém Altus Portal zajistí dokonalý pořádek ve firemní dokumentaci, umožní schválení dokladů a řízení akcí pomocí workflow. Je velice složité evidovat každý dokument při změnách, které nastávají ve společnostech dnes a denně, archivovat všechny podepsané dokumenty a mít k nim jednoduchý přístup. Usnadněte si správu dokumentů díky elektronické dokumentaci!

Získejte pořádek v informacích

Už nikdy nebudete potřebovat papírové směrnice, řády, oběžníky, popisy pracovních postupů, evidence změnových řízení, návody a další dokumenty, které denně využíváte. Altus Portal vám pomůže sjednotit formát dokumentů a zavede systém do firemních informací!

Elektronické podpisy

Zbavte se tištěných dokumentů Neskladujte stovky tištěných dokumentů jen kvůli podpisům! Software Altus Portal nabízí možnost elektronického podpisu dokumentů . Můžete schvalovat řízenou dokumentaci podle různých norem, například ISO 9000. Máte možnost podepisovat (schválit) faktury, objednávky a podobné dokumenty.


Rozdělovník dokumentu

Snadné přidělení dokumentů zaměstnancům

Potřebujete systém, který vám umožní rychle vzdělávat nové lidi, dodat jim potřebnou dokumentaci a seznamovat je s děním ve vaší firmě? Altus Portal umožňuje snadné přidělení dokumentů novým pracovníkům podle pozice na základě několika kliknutí. Je zajištěno, že uživatelé mají před sebou aktuální verzi dokumentace a zároveň mohou přistupovat také ke starším verzím.


Elektronický podpis

Právní prokazatelnost podpisu a normy

Elektronické podpisy zajišťují neměnnost a věrohodnost podepsaného dokumentu. Takto podepsané dokumenty jsou právně platné. Veškeré procesy, řízené softwarem Altus Portal, už prošly mnoha úspěšnými audity, jako jsou ISO 9001, ISO 17025, ISO 13485, ISO 14001, Správná výrobní praxe SUKL. Jedná se proto o vysoce certifikovaný systém.


Řízení dokumentace

Altus Portal zajišťuje jednoznačnou identifikaci dokumentu, jeho verzování, sledování změn i řízení rozdělovníku. Pomocí rozdělovníku se jednoduše určí, kdo dokument připomínkuje a schvaluje v době jeho tvorby, kdo vydá finální verzi dokumentu a kdo se má seznámit s jeho obsahem. Altus Portal zobrazuje přehledně změny mezi zvolenými verzemi dokumentu. Uživatelům významně šetří čas, protože jim umožní projít si pouze změněné pasáže.

Verzování a vyznačení změn v dokumentu

Kvalitní ochrana dokumentace

Díky automatické správě přístupového oprávnění ochráníte firemní dokumenty před možným zneužitím. Vybrané dokumenty vidí pouze ti, kteří mají potřebné oprávnění.

Nastavení oprávnění přístupu

Definujte autorské workflow procesy

Funkce workflow mohou řídit libovolný proces od vydávání, schvalování, po pouhé seznámení se s firemními předpisy. Workflow procesy je možné definovat na jednotlivé uživatele nebo na role uživatelů. Portal si poradí i s delegováním schválení na zástupce nepřítomného uživatele.


Správa dokumentace

  • Dokumenty, články a odkazy uspořádané ve stromové struktuře
  • Číselné řady dokumentů
  • Šablony dokumentů
  • Verze dokumentů
  • Historie dokumentů
  • Archivace předchozích verzí
  • Automatická notifikace e-mailem
  • Dokumenty dle ISO 9001 či jiné normy
  • Řízení dokumentů a záznamů dle ISO 9001
  • Elektronický podpis dokumentů
  • Různé úrovně podpisu (četl, schválil, vydal)

Interaktivní a dynamický systém

  • Komentáře
  • Hlasování
  • Vkládání dat z externích zdrojů
  • Filtrování dat, výběrová kritéria
  • Automatické zasílání reportů e-mailem pomocí časové úlohy
  • Vyhledávání
  • Přístupová práva pro uživatele a skupiny (číst, upravovat, přidávat, mazat a mnoho dalších)
  • Editor dokumentů
  • Export dokumentů pro off-line použití
  • Workflow dokumentů
  • Doménová autorizace

Schvalujte doklady elektronickou cestou

Faktury, objednávky i další dokumenty nyní můžete schvalovat elektronicky s využitím elektronického podpisu a procesu workflow. Stačí nahrát doklad z firemního informačního systému například v PDF a odeslat jej osobám, které mohou doklad ve webovém prohlížeči schválit, zamítnout nebo okomentovat.

Bezpapírové schvalování dokumentů

Schvalování dokladů

  • Faktury, objednávky, další dokumenty
  • Elektronické schválení
  • Doklady e-mailovou cestou
  • Schválení ve webové stránce
  • Možnost vepisovat komentáře
  • Možnost zamítnout dokument

Proces schvalování:

  • Do Portálu nahrajte doklad z firemního IS (např. v PDF).
  • Spustí se proces schválení podle šablony (např. přijatá faktura nad 50 tisíc Kč).
  • Osobám, které mají schválit, přijde elektronický odkaz na dokument e-mailem.
  • Po kliknutí se otevře stránka, kde lze dokument prohlédnout a schválit.
  • Schválení probíhá zadáním hesla.
  • Doklad lze zamítnout i doplnit o komentáře pro účetní.

Schvalování dokladů pro IS Altus Vario a Money S5

Potřebujete systém, který vám umožní elektronické schválení dokladů? U dokumentů či záznamů, které musí prokazatelně projít schvalovacím kolečkem, je možné využít Altus Portal. Doklady, které máte ve firemním informačním systému Altus Vario nebo Money S5, je možné schvalovat z jakéhokoliv zařízení, připojeného k internetu.


Získejte přehledné reporty

Využívejte podnikový informační systém Altus Portal také k tvorbě rychlých a přehledných reportů! Nemusíte spouštět firemní systém, abyste se podívali na aktuální stav zakázek, objemy prodejů nebo skladových zásob. Tyto reporty lze vytvořit v intranetu a přistupovat k nim pouhým klepnutím na odkaz ve webovém prohlížeči. Altus Portal také dokáže tyto reporty odesílat automaticky e-mailem v zadaných intervalech.

Reporting

Dynamická data z ERP systému

Neopisujte údaje z firemních dat

Dokumentace v prostředí Altus Portal není statická. Do dokumentů můžete vkládat komponenty, které zobrazují aktuální data z firemních databází nebo dat podnikového software. Nemusíte například stále otrocky opisovat seznam schválených dodavatelů. Do dokumentace jednoduše vložíte tabulku, která se plní seznamem dodavatelů s příslušným příznakem přímo z vašeho firemního systému.


Jednoduché použití a správa

Nezdržujte se složitou instalací softwaru Altus Portal vám zajistí snadné řízení dokumentace a schválení dokladů v elektronické podobě bez nutnosti instalace softwaru, stačí běžný webový prohlížeč. Altus Portal byl vytvořen s ohledem na potřeby malých a středních firem. Jeho pořízení a správa jsou nenáročné. Práce s dokumenty je snadná a intuitivní.

Technické informace

Server


Klient


Pokud vás zaujaly vlastnosti systému Altus Portal, neváhejte nás kontaktovat. Zodpovíme vaše dotazy a předvedeme vám efektivní řešení pro správu firemních informací a schválení dokumentů.
Kontaktovat